Usługi dla firm

Dlaczego warto zdecydować się na program do inwentaryzacji środków trwałych

Warto mieć świadomość, że inwentaryzacja środków trwałych jest zdecydowanie trudniejszym zadaniem niż mogłoby się wydawać. Można zaobserwować, że przedsiębiorcy z roku na rok coraz częściej wykorzystują do tego celu różnego rodzaju oprogramowanie. Dlaczego warto postawić na dedykowany program do wykonania inwentaryzacji środków trwałych?

Możliwość porządkowania baz danych

Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że jest to bardzo ważny etap podczas wykonywania inwentaryzacji środków trwałych. Umożliwia bowiem przedsiębiorcy na zaoszczędzenie bardzo dużej ilości cennego czasu. Osoby wykonujące omawianą inwentaryzację bardzo często zastanawiają się, co dokładnie należy zrobić, by cały proces został odpowiednio zoptymalizowany.

Rekomendowane jest przede wszystkim bardzo dokładne uporządkowanie nazewnictwa wyposażenia, a także środków trwałych. Należy mieć świadomość, że dokonanie ujednolicenia bardzo podobnych przedmiotów czy usunięcie nieaktualnych pozycji doprowadzi do pozbycia się chaosu. Z kolei praktycznie wszystkie stany będą znacznie bardziej przejrzyste.

Ustalenie struktury i kompletności numerów inwentarzowych

Inwentaryzacja środków trwałych będzie przebiegała zdecydowanie sprawniej jeżeli przedsiębiorca ustali strukturę, a także kompletność poszczególnych numerów inwentaryzacyjnych. Konieczne jest bowiem podjęcie bardzo istotnej decyzji czy przedmioty będą oznaczane za pomocą oprogramowania czy wykorzystane zostaną etykiety funkcjonujące już w przedsiębiorstwie.

Ponadto przedsiębiorca musi wiedzieć z jaką dokładnością jeżeli chodzi o lokalizację ma być przeprowadzony spis z natury. Warto wiedzieć czy określone środki trwałe będą przypisywane do poszczególnych pomieszczeń. Można również podjąć decyzję o segregowaniu ich według magazynów czy działów.

Import danych do programu inwentaryzującego

Należy mieć świadomość, że obecnie bardzo mała liczba osób podejmuje decyzję o ręcznym przepisywaniu danych. Przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę, że automatyczne przeniesienie będzie wiązało się z oszczędnością bardzo cennego czasu. Rekomendowane jest zapisanie wszystkich koniecznych danych do pliku w Excel czy CSV.

Należy pamiętać, aby każda z kolumn była oddzielona od pozostałych ustalonym wcześniej znakiem. Doskonałym przykładem może być średnik. Jeżeli plik będzie już właściwie przygotowany w programie przeznaczonym do inwentaryzacji wystarczy dokonać konfiguracji, która z kolumn będzie oznaczała, jakie dane. Warto zapoznać pracowników firmy z oprogramowaniem.

Powiązane wpisy

Back to top button
Close