Dokumentacja i korespondencja papierowa powoli odchodzą w zapomnienie. Szereg informacji, które każdego dnia krążą pomiędzy organizacjami jest tak ogromny, że tylko elektroniczny system obiegu dokumentów może sprostać wyzwaniu związanemu z ich zarządzaniem, dostępem do nich, kontrolowaniem czy monitorowaniem ich statusu.
Główne problemy w tradycyjnym obiegu dokumentów
Tradycyjny system obiegu dokumentów, pomimo tego, że stosowany przez wiele lat, ma mnóstwo wad i niedociągnięć. Najważniejszym problemem jest całkowity brak kontroli nad dokumentacją, opóźnienia czasowe związane z ich dystrybucją i przekazywaniem, a także duże ryzyko zniszczenia, utraty lub przeoczenia dokumentu.
Bardzo często jeden dokument analizuje kilka osób (często w oddzielnych, niezależnych od siebie działach). Nie ma zatem możliwości, aby szybko zidentyfikować, gdzie aktualnie znajduje się ważna korespondencja i kto z niej korzysta.
Jakie są zalety korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów?
System elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje standaryzację, usystematyzowanie i pełną koordynację przepływu całej korespondencji w firmie, niezależnie od specyfiki jej działalności. Dzięki temu rozwiązaniu ułatwiony zostaje proces dystrybucji korespondencji i istnieje możliwość sprawdzenia kto aktualnie pracuje nad konkretnym dokumentem oraz od kiedy jest w jego posiadaniu.
Co więcej, wszystkie dokumenty są archiwizowane elektronicznie i można je wyszukiwać nie tylko po dacie, ale również po tytule czy rodzaju dokumentu. Znalezienie właściwej korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż wertowanie archiwum.
Do innych zalet systemu obiegu dokumentów można zaliczyć zwiększoną efektywność przepływu informacji, zwiększoną kontrolę nad finansami czy monitorowaniem postępu projektów oraz znaczną redukcję czasu związaną z przetwarzaniem dokumentów. Ma to szczególne znaczenie w dużych, wielooddziałowych firmach, gdzie swobodny dostęp do informacji i korespondencji bywa priorytetowy.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Obecnie wiele firm oferuje wdrożenie systemu obiegu dokumentów dostosowanego do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Nie da się ukryć, że inaczej obieg dokumentów będzie wyglądał w małej kancelarii prawnej, a inaczej w dużym zakładzie produkcyjnym, który ma kilka oddziałów w różnych krajach. Przed wdrożeniem należy dokładnie wyjaśnić specyfikę branży i przedsiębiorstwa, co znacząco ułatwi przygotowanie najlepszego rozwiązania.
